Ochrona danych osobowych

Szanowni Państwo,

Od 25 maja 2018 roku ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str.1), zwane "rozporządzeniem 2016/679", „RODO" lub "GDPR".
W związku z tym chciałbym Państwa poinformować o zasadach przetwarzania danych, na jakich się to odbywa w Urzędzie Miejskim w Cieszynie od 25 maja 2018 roku.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Miasta Cieszyna, Rynek 1, 43-400 Cieszyn, tel. 33 4794 200, e-mail: urzad@um.cieszyn.pl; Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych: Tomasz Bizoń, Urząd Miejski w Cieszynie, Rynek 1, 43-400 Cieszyn, e-mail: iod@um.cieszyn.pl.

Państwa dane osobowe przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych z realizacją zadań publicznych. Innymi celami, które mogą być realizowane, jest konieczność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umów np. jeśli Państwo świadczą jakąś usługę na rzecz Gminy. W niektórych przypadkach przetwarzane są dane na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody w celu np. uczestnictwa w konkursie. Oprócz realizacji ww. celów Urząd jest również pracodawcą, w związku z czym przetwarza dane swoich pracowników, czy też stażystów i praktykantów, którzy odbywają staże i praktyki oraz osób starających się o pracę w Urzędzie. Na terenie budynków administracyjnych Urzędu oraz bezpośrednio przed budynkami: Rynek 1, Kochanowskiego 14, Srebrna 2, Srebrna 4 (MOPS w Cieszynie, Punkt Terenowy nr 1) zainstalowany jest również monitoring (kamery). Celami zainstalowanego monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym na terenie Urzędu Miejskiego oraz w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej, Punkt Terenowy nr 1, ustalenie sprawców czynów nagannych, wyjaśnienie sytuacji konfliktowych oraz zachowania w tajemnicy informacji.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych najczęściej jest art. 6 ust. 1 lit. c, d i e rozporządzenia 2016/679: wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, ale również art. 6 ust. 1 lit. b: przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy. W przypadku wspomnianego wyżej konkursu podstawą prawną będzie art. 6 ust. 1 lit. a: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Zgodnie z obowiązującym prawem odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być inne podmioty administracji publicznej w tym miejskie jednostki organizacyjne jeżeli np. rozstrzygnięcie Państwa sprawy wymaga konsultacji z innym podmiotem lub do przekazania tych danych Gmina Cieszyn zobowiązana jest przepisami prawa. Odbiorcami Państwa danych są również podmioty przetwarzające dane w imieniu Gminy. Do tych podmiotów zaliczamy firmy informatyczne, które świadczą usługi serwisowe oprogramowania, z którego korzysta Urząd. Podstawą prawną przetwarzania danych w imieniu Gminy jest art. 28 rozporządzenia 2016/679.

Okres przechowywania Państwa danych zależy od celu przetwarzania danych oraz zgodny jest z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., nr 14, poz. 67) lub z innym szczególnym przepisem prawa, regulaminem.

Na podstawie rozporządzenie 2016/679 przysługują Państwu określone prawa np. prawo dostępu do treści swoich danych, prawo do sprostowania, prawo do ograniczenia przetwarzania. Mogą Państwo zwrócić się do Burmistrza Miasta Cieszyna, o realizację przysługujących Państwu praw. Podkreślić jednak należy, że ze względu np. na wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Burmistrzowi Miasta Cieszyna, jako administratorowi niektóre prawa, o których mowa wyżej mogą nie mieć zastosowania lub mogą być ograniczone na podstawie rozporządzenia 2016/679 lub przepisów szczególnych. Realizacja tych praw uzależniona jest więc od celu przetwarzania oraz podstawy prawnej przetwarzania.

W przypadku, kiedy podstawą prawną jest zgoda na przetwarzanie danych mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Państwa danych narusza przepisy rozporządzenia 2016/679.

W związku z realizowanymi zadaniami publicznymi przez Burmistrza Miasta Cieszyna podanie przez Państwa danych osobowych w trakcie załatwiania spraw jest obowiązkowe i wynika z przepisów prawa. W innych przypadkach może być dobrowolne, ale bez ich podania nie będzie możliwości np. udziału w organizowanym konkursie.


Gabriela Staszkiewicz
Burmistrz Miasta Cieszyna